Auditoria 5S

Durante a auditoria 5S, aspectos cruciais como a organização do ambiente de trabalho, a limpeza, a padronização, a identificação dos materiais e a disciplina dos colaboradores são minuciosamente avaliados.

A auditoria 5S é fundamental para a gestão do programa, pois permite avaliar o desempenho da organização em relação aos padrões estabelecidos e identificar oportunidades de melhoria.

A implementação da auditoria 5S envolve a capacitação de colaboradores, denominados auditores 5S, que serão responsáveis por avaliar os cinco princípios do programa 5S. É essencial desenvolver um programa com roteiro e lista de perguntas para orientar a auditoria e garantir que as atividades e resultados estejam de acordo com os objetivos estabelecidos pelo sistema de gestão da qualidade.

Técnicas de auditoria

Com base em uma lista de perguntas, os auditores entrevistarão os responsáveis pelo programa e colaboradores, observarão as atividades, examinarão registros e analisarão documentos, tendo em vista:

• quais os requisitos a serem atendidos;
• onde serão buscadas as evidências desse atendimento.

Uma auditoria deve ser objetiva. Só é possível haver uma avaliação objetiva da eficácia, por meio de indicadores mensuráveis. Na falta desses indicadores, as informações coletadas devem ser confirmadas por mais de uma fonte.

Uma auditoria completa em todas as áreas da empresa costuma durar de um a três dias, incluindo preparação, trabalho de campo e apresentação dos resultados em uma reunião de encerramento. Os auditores lançam mão de amostragens planejadas, diante da impossibilidade de verificar tudo.

O auditor-líder apresentará ao grupo de apoio todas as observações e não conformidades reunidas no relatório, com registros respaldados por evidências objetivas, pois o auditor não emite opiniões pessoais. Seu relatório constitui ferramenta para implementação de ações corretivas, preventivas e de melhorias porventura necessárias.

Reunião de auditoria

Na data estabelecida para a auditoria, a equipe deve se reunir no início do expediente e planejar os trabalhos. Essa atividade deve incluir uma revisão do formulário da auditoria, para nivelar os conceitos e acelerar o processo de avaliação, e as seguintes verificações:

• Todos os auditores escalados estão presentes ou será necessário buscar um suplente?
• Já está disponível a lista de perguntas em número correspondente ao de áreas a serem avaliadas?
• Os quadros de pontuação e de acompanhamento e o relatório de auditoria foram providenciados para todos os setores a serem avaliados?
• Todos os relatórios estão identificados com o nome do setor e a data da auditoria?
• Foram providenciadas cópias do formulário de auditoria para entrega ao responsável pelo setor em conjunto com o relatório final da auditoria?

Não conformidade: significa o descumprimento de um requisito estabelecido – por exemplo, uma ação prevista e não realizada, por qualquer motivo. É importante ressaltar que os auditores desconsiderem os motivos pelos quais uma ação deixou de ser realizada. Não-conformidade é tão somente a não-realização de algo planejado, conceito utilizado na avaliação do grau de implementação.

Observação: reporta uma situação indesejável, mesmo que o requisito não tenha sido claramente descumprido. Observações podem ser utilizadas na avaliação da eficácia do programa quando os resultados desejados são qualitativos, por exemplo, motivação, envolvimento de todos, melhoria da satisfação etc. É bom lembrar que uma meta quantificada e não alcançada será considerada uma não conformidade.

Evidências objetivas: Informações, dados ou constatação de fatos relativos à qualidade de um produto ou elemento do sistema da qualidade, baseados em observações, medições ou teste.

Postura do auditor

É muito importante que a auditoria seja conduzida de forma imparcial e justa. Todos trabalham duro para se preparar para ela, e os auditores nunca devem assumir uma atitude descuidada ou exagerada. O auditor que aprova todo mundo porque quer agradar e aquele que reprova todos por questões pessoais não estão preparados para desempenhar bem essa atividade. As auditorias precisam ser feitas de modo cuidadoso e de acordo com os padrões, analisando tudo o que foi estabelecido. Com simpatia e educação, o auditor deve comentar com franqueza os sucessos e os erros, pois a consciência dos problemas é o primeiro passo em direção ao aprimoramento.

O trabalho do auditor não é fácil. Algumas pessoas dizem que é mais difícil auditar do que ser auditado. Mas somente por meio de uma auditoria justa as pessoas auditadas terão satisfação e motivação para ações corretivas ou de melhoria, e, quando forem recomendadas no melhor conceito, terão o verdadeiro sentimento de dever cumprido.

Manual de auditoria

Você pode criar o "Manual de Auditoria do Programa 5S", o qual reunirá as principais informações sobre as auditorias. Esse manual pode ser distribuído para os auditores internos e para os responsáveis pelas áreas a serem auditadas. Algumas sugestões de conteúdo:

• O que são auditorias;
• O papel dos auditores;
• Como receber uma auditoria;
• Reunião de auditoria.

Fazer com que essas informações sejam do conhecimento de todos aumenta as chances de sucesso do seu Programa 5S.

Realização da auditoria

Inicie e execute a auditoria somente na presença do responsável pela área ou pessoa designada por ele. Faça a abertura cumprimentando a todos, apresentando-se e falando do roteiro básico de sua auditoria na área.

Verifique e avalie toda a área com base nas listas de verificação. Cheque tudo: armários, gavetas, estantes, arquivos, quadros, tetos, paredes, piso, etc.

Registre no verso do formulário de auditoria, todos os problemas identificados no setor, em cada uma das etapas do Programa 5S.

Ao final da auditoria do setor, dê a pontuação para cada uma das etapas do Programa 5S, com base na relação de problemas apresentados. Se ocorrerem dúvidas com relação a algum ponto observado na área, durante a auditoria, peça esclarecimento ao responsável, para melhorar a sua capacidade de avaliação. Tenha sempre em mente: esclarecer é diferente de justificar!

Ao término da auditoria programada para o dia, a equipe de auditores deve fazer o fechamento e emissão do relatório final para a área. Como encerramento, deve reunir-se com os responsáveis pela área e apresentar as conclusões da auditoria, incluindo as não-conformidades encontradas.

Entregue ao responsável pela área cópia do relatório de auditoria. Alerte o responsável para a necessidade de definir, em conjunto com sua equipe, as ações corretivas para os problemas identificados. Peça-lhe também para fazer o planejamento das ações usando o Plano de Ação 5S. As ações e o seu planejamento serão verificados na próxima auditoria.

O roteiro para as próximas auditorias é o mesmo. Porém, antes de fazer a avaliação propriamente dita, a equipe de auditores deve checar o real cumprimento do plano de ações corretivas da auditoria anterior.